Zarządzanie Biblioteką Dokumentów
W każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości powstają, są przesyłane i archiwizowane różnego rodzaju dokumenty. Są to formalne pisma (regulaminy, procedury), dokumenty współużytkowane (szablony, arkusze, raporty, dokumentacja produktowa), bądź dokumenty mniej formalne jak zdjęcia czy też opisy. Dokumenty przeznaczone do ogólnego wglądu z reguły są tworzone przez wielu pracowników i gromadzone są w różnych działach firmy. Użytkownik chcący odnaleźć określony dokument natrafia zatem na poważny problem- musi przeszukiwać poszczególne biblioteki (np. działu kadr, księgowości, marketingu, IT, itp.) w celu odnalezienia określonego dokumentu (np. opisu produktu). Pochłania to wiele czasu i nie zawsze gwarantuje odnalezienie właściwego pliku.
Niestandardowa aplikacja Zarządzanie Biblioteką Dokumentów umożliwia spójną organizację bibliotek dokumentów firmy w uporządkowany folder z określonymi typami i rodzajami dokumentów. Pozwala na jednoczesne przeszukiwanie rozproszonych w systemie zbiorów dokumentów z jednego miejsca w module. Aplikacja – podstawowa funkcjonalność:
- Dodawanie nowych elementów do biblioteki .
- Grupowanie i przechowywanie w jednym miejscu aplikacji dokumentów zlokalizowanych w różnych bibliotekach.
- Wyszukiwanie, które obejmuje przeszukiwanie dokumentów po atrybutach lub pełnotekstowe po treści dokumentów, również PDF.
- Określenie uprawnień użytkowników - już na poziomie wprowadzania dokumentów w module.
- Konfiguracja graficzna wyświetlanych elementów bibliotek.
- Przeglądanie galerii zdjęć dzięki zastosowaniu komponentu SilverLight.
Wdrożenie aplikacji Zarządzanie Biblioteką Dokumentów umożliwia osiągnięcie korzyści:
- Skrócenie czasu potrzebnego na odnalezienie danych dokumentów dzięki zgrupowaniu różnych plików (np. Word, Excel, PowerPoint, PDF) w jednym miejscu.
- Organizacja biblioteki w spójne foldery z określonymi typami i rodzajami dokumentów ułatwia ich przeglądanie.
- Łatwe przeglądanie zawartości biblioteki dzięki spójnej wizualizacja biblioteki.
- Szybsze odnalezienie interesujących dokumentów poprzez opisanie każdego elementu w bibliotece nazwą, tytułem i opisem – spójnymi atrybutami.