Zarządzanie Archiwum Dokumentów
Aplikacja Zarządzanie Archiwum Dokumentów stworzona została na potrzeby gromadzenia i zarządzania informacjami o archiwizowanych w organizacji dokumentach oraz miejscu ich fizycznego przechowywania. Jest to narzędzie umożliwiające zebranie i udostępnienie w jednym miejscu systemu kompletnych informacji na temat fizycznego miejsca przechowywania dokumentów oraz wszelkich danych, które je definiują. W określonych katalogach zgromadzone są wymagane informacje o dokumentach należących do danej grupy tematycznej (np. dokumentacja personalna, techniczna, itp.). Grupy te można definiować w zależności od potrzeb firmy.
Aplikacja archiwum odzwierciedla rzeczywistą strukturę miejsc przechowywania danych. Struktura ta przedstawiona jest w postaci grafu (drzewa) lub listy, co w bardzo przejrzysty sposób obrazuje lokalizację zasobów. Mechanizmy przeszukiwania zasobów zapewniają z kolei szybkie zlokalizowanie właściwego dokumentu bez konieczności wychodzenia z biura bądź przeglądania kartotek. Funkcjonalność aplikacji zapewnia także monitorowanie wypożyczeń dokumentów oraz dostęp do szczegółowych informacji odnośnie ich braku czy zniszczenia.
Aplikacja – podstawowa funkcjonalność:
- Dodawanie/edytowanie/usuwanie dokumentów z archiwum.
- Grupowanie według określonego rodzaju i charakterystyka dokumentów.
- Wyszukiwanie dokumentów.
- Tworzenie struktury archiwum.
- Obsługa brakowania dokumentów.
- Obsługa wypożyczenia dokumentów.
Wdrożenie aplikacji Zarządzania Archiwum Dokumentów umożliwia osiągnięcie następujących korzyści:
- Oszczędność czasu - brak konieczności przeszukiwania całego archiwum, błyskawiczna lokalizacja dokładnego miejsca składowania dokumentów dzięki przejrzystej strukturze lokalizacji (miejsc), w których zgromadzone są zasoby.
- Szybki i prosty dostęp do szczegółowych informacji zawartych w dokumentach poprzez spójną i przejrzystą bazę danych dostępną przez przeglądarkę WWW.
- Kontrola nad utratą dokumentów poprzez monitorowanie wypożyczeń.
- Zarządzanie procesem niszczenia dokumentów.