System automatycznego pozyskiwania i przetwarzania danych z faktur
System automatycznego pozyskiwania i przetwarzania danych z faktur firmy NetLine Group to kompleksowy system skanowania dokumentów i automatycznego rozpoznawania danych z faktur. System usprawnia zarządzanie dokumentacją finansową.System automatycznego pozyskiwania i przetwarzania danych z faktur – podstawowa funkcjonalność:
- Przetwarzanie faktury do postaci cyfrowej, obsługa według określonego w firmie procesu organizacyjnego
- Rozpoznawanie faktury od danego dostawcy
- Automatyczna identyfikacja szczegółowych danych z poszczególnych pozycji faktury (w tym obowiązujących stawek VAT)
- Integracja z systemem ERP (np. SAP) zarówno na poziomie bazy dostawców jak i na podstawie bazy zamówień
- Eliminacja konieczności ręcznego wprowadzania dokumentu do systemu ERP (np. SAP) Zaawansowana logika wyszukiwania, rozpoznawania, analizy i korekty danych w strukturze faktury
- Obsługa dokumentów wielostronicowych.
- Polepszenie jakości odczytu skanowanego dokumentu.
- Rozpoznawanie danych wystawcy faktury i ich weryfikacja na podstawie bazy danych podstawowych systemu ERP (weryfikacja, czy dostawca jest zewidencjonowany w systemie ERP).
- Usprawnienie rozpoznawania danych faktury poprzez:
- Wykorzystanie reguł opartych o słowa kluczowe i charakterystyczne formaty pól (np. format daty, wyraz „faktura”).
- Zlokalizowanie i „zapamiętanie” rozmieszczenia w dokumencie głównych danych faktury (np. numer faktury, dane kontrahenta, daty) w odniesieniu do konkretnego dostawcy i umieszczenie ich we właściwych polach metryki dokumentu.
- Rozpoznanie struktury dokumentu w odniesieniu do zdefiniowanego przez operatora szablonu dokumentu konkretnego dostawcy.
- Zapisywanie zdefiniowanych formatów i reguł w bazie wiedzy i wykorzystywanie tych informacji w kolejnych procesach analizy danych faktury.
- Dodawanie do metryki wybranych informacji o dokumencie (np. daty skanowania dokumentu, itp.).
- Rozpoznawanie tabeli o różnych stawkach VAT.
- Automatyczne rozpoznawanie pozycji faktury (ilość, cena netto, wartość netto, stawka VAT)
- Weryfikacja arytmetyczna wartości rozpoznanych na poziomie tabeli VAT oraz weryfikacja zgodności sumy netto tabeli VAT z sumą netto wszystkich pozycji faktury.
- Wysyłanie komunikatów w przypadku niezgodności danych.
- Rozpoznawanie danych z faktury zakupu, wystawionych w innych językach (niemiecki, angielski, francuski) oraz możliwość definiowania reguł analizy danych z faktury dla innych krajów.
Wdrożenie Systemu automatycznego pozyskiwania i przetwarzania danych z faktur umożliwia osiągnięcie następujących korzyści:
- Automatyzacja procesu obsługi faktur od momentu ich zeskanowania do archiwizacji.
- Skalowalność rozwiązania na poziomie modułów programowania OCR (load balancing) oraz ilości operatorów systemu.
- Szybkie przetwarzanie dużej ilości dokumentów.
- Wzrost wydajności rozwiązania w miarę „uczenia się” systemu poprzez wykorzystanie mechanizmów bazy wiedzy.
- Zredukowanie zadań administracyjnych związanych z rejestrowaniem i przetwarzaniem dokumentów.
- Odciążenie personelu od czasochłonnego, ręcznego rejestrowania faktur.
- Kontrola i usprawnienie procesu ewidencjonowania płatności.
- Pełna integracja z systemem ERP.
- Dostosowanie rozwiązania do potrzeb biznesowych Klienta.
- Zwiększony poziom przepustowości danych.
- Optymalizacja procesu obsługi faktur.
- Zasilanie procesu informacji zarządczej.
- Digitalizacja dokumentów i ich spójna obsługa w zintegrowanym systemie.