Kancelaryjny obieg dokumentów
Celem aplikacji Kancelaryjny Obieg Dokumentów jest automatyzacja i usprawnienie obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, począwszy od etapu ich pozyskania, aż po etap archiwizacji. Aplikacja zapewnia obsługę repozytorium dokumentów oraz wspiera kancelaryjny obieg i procedowanie spraw z nimi związanych. Aplikacja dostarcza jednocześnie elastyczne narzędzia do monitorowania i raportowania stanu procedowanych spraw.Aplikacja - podstawowa funkcjonalność:
- Pozyskiwanie dokumentów w postaci elektronicznej z różnych źródeł (skanowanie, OCR oraz indeksowanie dokumentów), w tym możliwość podglądu dokumentu w dowolnym momencie procesu.
- Obieg dokumentu z następującymi etapami (rejestracja korespondencji, dekretacja procedowania, akceptacja, wysyłka odpowiedzi), w tym obsługa procesu wielostopniowej dekretacji i akceptacji spraw zgodnie ze strukturą organizacyjną oraz JRWA.
- Obsługa repozytorium dokumentów i akt spraw zgodnie z JRWA i Instrukcją kancelaryjną, w tym wsparcie dla hierarchicznej struktury teczek i akt spraw.
- Wyszukiwanie bieżących oraz zarchiwizowanych dokumentów.
- Możliwość wysyłania powiadomień e-mail do uczestników procesu kancelaryjnego obiegu dokumentów dla zdefiniowanych typów zdarzeń.
- Możliwość monitorowania aktywności oraz zarządzania procesami i zadaniami uczestników procesu kancelaryjnego obiegu dokumentów na poziomie aplikacji dedykowanej dla grona zarządczego.
- Wsparcie dla procedur archiwizacji dokumentów zgodnie z zapisami Instrukcji kancelaryjnej i JRWA.
Wdrożenie aplikacji Kancelaryjny Obieg Dokumentów umożliwia osiągnięcie następujących korzyści:
- Tworzenie elektronicznych wersji dokumentów oraz ich uporządkowana archiwizacja pozwala na właściwe zarządzanie dokumentacją oraz przeglądanie danych historycznych.
- Dostępność informacji w systemie znacznie usprawnia komunikację i współpracę osób zaangażowanych w proces obsługi dokumentów.
- Właściwie zdefiniowany proces elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia kompletną i terminową obsługę spraw oraz skraca czas realizacji całego procesu.
- Możliwość przeglądania pełnej historii operacji związanych z obsługą dokumentów umożliwia monitorowanie przebiegu procesu.
Aplikacja przeznaczona jest dla firm z dowolnej branży, o dowolnej wielkości i ilości pracowników.