Formularze publikowane na platformie ePUAP
17 czerwca 2010r. weszły w życie znowelizowane przepisy ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r. Nr 64, poz. 565 z późn. zm.), zmieniające niektóre zapisy kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.). Zmiany te w szczególności odnoszą się do możliwości składania przez klientów elektronicznych wniosków w postępowaniu administracyjnym.Oznacza to, że organy administracji publicznej, w tym również miejskie jednostki organizacyjne zobowiązane są do pełnej obsługi wniosków składanych przez klientów w postaci dokumentów elektronicznych.
Koncepcja rozwiązania
Proponowane rozwiązanie umożliwi urzędom tworzenie dopasowanych do ich potrzeb dedykowanych formularzy oraz publikowanie ich na stronach urzędów. Pozwoli to na wykorzystanie standardowych narzędzi i usług udostępnianych przez platformę ePUAP takich jak mechanizmy obsługi podpisywania składanej dokumentacji za pomocą kwalifikowanego podpisu cyfrowego lub profilu zaufanego oraz przechowywania podpisanych dokumentów na platformie.
Koncepcja rozwiązania opiera się o poniższe kroki:
1. Zaprojektowanie zgodnie z wymaganiami formularza elektronicznego.
2. Publikacja formularza na wskazanym przez Zamawiającego serwerze.
3. Uruchomienie usługi integracyjnej komunikującej serwer Zamawiającego z platformą ePUAP.
4. Obsługa profilu zaufanego oraz skrzynki klienta na platformie ePUAP.
Formularz
Projektowanie formularza odbywa się w narzędziach umożliwiających stworzenie go w taki sposób, aby wyglądem i funkcjonalnością był tożsamy z dotychczasowymi formularzami papierowymi. Formularze elektroniczne nie zastąpią w całości formularzy papierowych, ale muszą posiadać taką samą funkcjonalność jak i wygląd. Z doświadczenia wynika, że obywatele korzystają z formularzy elektronicznych nie tylko w celu złożenia go przez platformę ePUAP, ale także po to, by wypełnić go elektronicznie a następnie wydrukować i złożyć w Urzędzie w formie papierowej. Działanie to wynika z faktu, że formularze elektroniczne posiadają mechanizmy walidacyjne, które umożliwiają sprawdzenie poprawności wypełnienia formularza przed jego złożeniem, co znacznie ułatwia wypełnienie go przez obywatela czy też zebranie informacji na temat niezbędnych dokumentów potrzebnych do jego złożenia w urzędzie. Przykładowe formularze zostały załączone w niniejszej ofercie.
Publikacja
Formularz jest publikowany na istniejącej witrynie Urzędu. Obywatel odnajduje formularz korzystając z systemu pomocy istniejącego portalu, strony lub Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu. Publikacja formularzy nie wymaga żadnego dodatkowego narzędzia od strony Urzędu ani od strony Obywatela. Po wybraniu i wypełnieniu formularza, obywatel używa opcji „Wyślij do ePUAP”. System automatycznie przekieruje obywatela na platformę, gdzie po zalogowaniu się może on złożyć formularz. Po złożeniu formularza platforma wystawia dokument urzędowego potwierdzenia złożenia.
Usługa integracyjna
Obywatel wypełnia opublikowany na serwerach urzędu formularz. Po zakończeniu procesu wypełniania i wybraniu opcji „Wyślij do ePUAP”, uruchamiany jest proces przesyłania danych wprowadzonych przez użytkownika. Przesłane do platformy ePUAP dane, następnie wizualizowane są za pomocą tego samego mechanizmu tak, by obywatel widział dokładnie ten sam formularz, który przed chwilą wypełniał na stronach urzędu. Obywatel ma także możliwość przeglądania formularza w formie wniosku. Widok ten umożliwia dokładną weryfikację akceptowanych danych.
Usługa integracyjna umożliwia także pełną współpracę urzędu z platformą ePUAP, która polega na umożliwieniu złożenia formularza i podpisania go Profilem Zaufanym, a także pobrania listy złożonych formularzy i pozostałych dokumentów (potwierdzeń złożenia i odbioru dokumentu elektronicznego). Usługa może integrować się z istniejącym systemem obiegu dokumentu elektronicznego (EZD) działającego w urzędzie.
Podpisanie dokumentu
Proces kończy się po podpisaniu dokumentu przez obywatela na platformie ePUAP. Platforma umożliwia podpisanie dokumentu za pomocą Profilu Zaufanego lub Kwalifikowanego Podpisu Cyfrowego. Platforma przyjmuje podpisany dokument, zapisuje go i wystawia użytkownikowi urzędowe potwierdzenie odbioru. Platforma przechowuje całą historię korespondencji obywatela z urzędem w jego skrzynce.