Aplikacja Archiwum, zbudowana na platformie SharePoint, stworzona została na potrzeby gromadzenia i zarządzania informacjami o dokumentach oraz miejscu ich fizycznego przechowywania/archiwizacji.
Aplikacja Archiwum to narzędzie umożliwiające zebranie i udostępnienie w jednym miejscu systemu kompletnych informacji na temat fizycznego miejsca przechowywania dokumentów oraz wszelkich danych je definiujących. W określonych katalogach zgromadzone są wymagane informacje o dokumentach należących do danej grupy tematycznej (np. dokumentacja personalna, techniczna). Grupy te można definiować w zależności od potrzeb firmy. Aplikacja umożliwia także tworzenie struktury archiwum. Funkcjonalność ta pozwala na zobrazowanie w systemie struktury miejsc składowania dokumentów archiwalnych w formie grafu lub drzewa. Pozwala to bardzo precyzyjnie określić, gdzie zlokalizowany jest dokument. Mechanizmy przeszukiwania zasobów zapewniają z kolei szybkie zlokalizowanie właściwego dokumentu bez konieczności wychodzenia z biura bądź „wertowania” kartotek. Funkcjonalności aplikacji archiwum zapewnia także monitorowanie wypożyczeń dokumentów oraz dostęp do szczegółowych informacji odnośnie ich brakowania (niszczenia).
Zastosowanie aplikacji Archiwum:
-
Prosty i szybki dostęp do szczegółowych informacji o archiwizowanych dokumentach poprzez spójną, przejrzystą bazę danych dostępną przez przeglądarkę www - łatwy dostęp uprawnionych pracowników do aplikacji dzięki zainstalowaniu jej w portalu SharePoint
-
Udostępnienie przejrzystej struktury lokalizacji (miejsc), w których zgromadzone są zasoby
-
Szybka lokalizacja dokładnego miejsca przechowywania - składowania dokumentów (np. budynek, piętro, regał, półka)
-
Precyzyjne i szybkie odszukiwanie dokumentów w aplikacji
-
Ograniczenie zagubień dokumentów poprzez monitorowanie wypożyczeń
-
Zarządzanie procesem brakowania (niszczenia) dokumentów
-
Ograniczenie czasu niezbędnego na przeszukiwanie archiwum
-
Zgromadzenie informacji o organizacji archiwum w jednym miejscu systemu dostępnym przez przeglądarkę www
-
Dostęp do pełnej informacji o dokumencie (dacie utworzenia, autorze, dacie przekazania do zniszczenia, itp.)
-
Możliwość dopasowania funkcjonalności do indywidualnych potrzeb Klientów
-
Możliwość powiązania z innymi aplikacjami w celu stworzenia spójnego rozwiązania
Aplikacja kierowana jest do przedsiębiorstw dowolnej branży prowadzących archiwum dokumentów. Aplikacja przeznaczona jest dla firm o dowolnej wielkości i ilości pracowników, może być wdrażana jako oddzielne rozwiązanie lub w konfiguracji, z innymi aplikacjami działającymi w środowisku SharePoint.
Aby dowiedzieć się więcej na temat zastosowania, działania, możliwości i korzyści z wdrożenia aplikacji Archiwum skontaktuj się z nami wypełniając
formularz
